Un décret du 4 novembre 2014 (1) habilite le ministre chargé de la fonction publique à fixer par arrêté (2) le cadre général d’utilisation par les organisations syndicales représentatives des technologies de l’information et de la communication (Tic) au sein de la fonction publique d’Etat. Ces conditions de représentativité ne sont pas applicables aux organisations syndicales candidates pendant la campagne électorale précédant un scrutin. L’arrêté précise les conditions d’application de ces dispositions. Cet ensemble peut être, en tout ou en partie, mis en œuvre dans la fonction publique territoriale ou hospitalière dans le cadre d’un protocole d’accord. La connexion au réseau informatique du service est assurée depuis les équipements informa- tiques installés dans les locaux syndicaux.

En outre, sous réserve que le niveau de sécurité informatique et les équipements disponibles le permettent, les chefs de service peuvent également autoriser la connexion d’équipements mobiles appartenant à l’administration et n’étant pas implantés dans le service ou groupe de services, ou la connexion d’équipements privés au réseau informatique du service (3).

Par ailleurs, les services ou groupes de services sont définis en fonction de l’architecture du réseau, des structures administratives ou de l’effectif des personnels qui y sont affectés. Chaque organisation syndicale autorisée à utiliser la messagerie électronique ou le site intranet doit désigner, lors de sa demande, un ou plusieurs interlocuteurs référents, affectés au sein du service ou du groupe de services pour lequel la messagerie électronique ou le site intranet a été créé. L’arrêté précise que la communication d’origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l’accomplissement du service. Les échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales sont confidentiels. Dans le respect des règles générales de sécurité du système d’information, les messages électroniques en provenance des organisations syndicales doivent parvenir à leurs destinataires sans blocage ni lecture par un tiers. L’administration ne doit pas rechercher l’identification des agents qui se connectent aux pages d’information syndicale accessibles sur le site intranet. Elle ne doit pas collecter de données à des fins de mesure d’audience sur ces pages (4).

I. Les règles d’utilisation de la messagerie électronique

Chaque organisation syndicale autorisée à accéder à la messagerie électronique, peut demander la création d’une adresse de messagerie électronique syndicale, au sein du service ou du groupe de services. Les conditions de mise à disposition de la messagerie électronique sont définies en fonction de l’architecture du réseau de l’administration concernée ainsi que des impératifs techniques et de sécurité du système d’information qui peuvent nécessiter de contingenter les envois en nombre. Les décisions des chefs de service définissent les règles relatives à la taille des messages, à leur fréquence et au nombre des destinataires autorisé par envoi. Elles indiquent la fréquence de l’actualisation des données. L’envoi de pièces jointes à partir de la messagerie électronique syndicale peut être autorisé dans les limites fixées par ces mêmes décisions.

Sur demande du ou des interlocuteurs référents des organisations syndicales représentatives, le responsable informatique du service ou du groupe de services considéré crée une ou plusieurs listes de diffusion composées des adresses de messageries professionnelles nominatives correspondant au périmètre autorisé par la décision du ministre, du Premier ministre ou du chef de service. Les données personnelles utilisées pour constituer les listes peuvent être, outre l’adresse de messagerie professionnelle nominative des agents et le service au sein duquel ils sont affectés, le corps auquel ils appartiennent ou, pour les personnels qui ne sont pas fonctionnaires, la catégorie dont ils relèvent. L’administration communique sur son site intranet, lorsqu’elle en dispose, une information relative à la mise à disposition des organisations syndicales d’une ou plusieurs listes de diffusion. Cette information rappelle que la liberté d’accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s’exercer à tout moment. Ces listes de diffusion ne peuvent pas être utilisées à d’autres fins que la diffusion d’information d’origine syndicale. Le nom de chaque liste de diffusion permet d’identifier l’organisation syndicale utilisatrice et le périmètre concerné par la liste. Le ou les interlocuteurs référents peuvent solliciter la publication d’une adresse d’abonnement sur une page intranet accessible aux agents, permettant de recevoir les messages d’origine syndicale. Le ou les interlocuteurs référents désignés doivent gérer la liste de diffusion conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés (5). La liberté d’accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s’exercer à tout moment. Elle doit être rappelée de manière claire et lisible dans chaque message électronique envoyé par l’organisation syndicale. L’origine syndicale de l’envoi doit être mentionnée dans l’objet de chaque message électronique. L’usage des accusés de réception et accusés de lecture est interdit. Lorsque l’administration a été en mesure de mettre à la disposition des organisations syndicales un outil de gestion des listes de diffusion, celles-ci doivent nécessairement y recourir dans le cadre de l’utilisation des listes mentionnées ci-dessus. Les modalités d’envoi des messages électroniques garantissent, en tout état de cause, vis-à-vis de l’ensemble des agents recevant ces messages, l’anonymat des autres destinataires(6).

II. Les règles de publication sur le site intranet
du service

Chaque organisation syndicale représentative peut demander la mise à la disposition d’une ou plusieurs pages d’information syndicale sur le site intranet du service ou du groupe de services, lorsqu’un tel site existe. L’insertion sur ces pages de liens hypertextes vers des sites syndicaux extérieurs peut être autorisée dans les conditions précisées par les décisions du chef de service.
Les pages d’information syndicale accessibles sur le site intranet du service ou du groupe de services concerné peuvent servir de support à des échanges avec et entre les agents ayant accès à ce site dans les conditions prévues par lesdites décisions. Dans ce cas, un ou plusieurs modérateurs doivent être désignés par l’organisation syndicale.

III. Les règles liées à la sécurité

L’administration doit fournir aux agents désignés par les organisations syndicales autorisées à accéder aux technologies de l’information et de la communication la formation nécessaire à l’utilisation de ces technologies ainsi qu’une assistance technique, dans les mêmes conditions qu’à tout utilisateur, pour assurer le bon usage de celles-ci au sein du service ou du groupe de services concerné. L’arrêté précise que « l’administration n’est pas responsable des problèmes techniques de réception qui pourraient être constatés lors de l’envoi de messages électroniques syndicaux » (7). En outre, en cas de fonctionnement anormal de la messagerie électronique syndicale ou des pages d’information syndicale accessibles sur le site intranet susceptible de porter une atteinte significative au bon fonctionnement du réseau, les messages électroniques ou les flux de connexion peuvent être bloqués par l’administrateur du système d’information (8). Enfin, il est précisé que l’administrateur du système d’information doit veiller à la sécurité et au fonctionnement du système d’information ; l’administration pouvant décider des dispositifs de surveillance à mettre en place pour respecter ces objectifs. Dans ce cas, les agents doivent être informés des dispositifs de surveillance et de leurs finalités.

(1) Décret n° 2014-1319 du 4 novembre 2014 relatif aux conditions d’accès aux technologies de l’information et de la communication
et à l’utilisation de certaines données par les organisations syndicales dans la fonction publique de l’Etat, publié au Journal officiel du 5 novembre 2014 ;
(2) Arrêté du 4 novembre 2014 relatif aux conditions générales d’utilisation par les organisations syndicales des technologies de l’information et de la communication dans la fonction publique de l’Etat, NOR: RDFF1410068A, publié au Journal officiel du 5 novembre 2014 ;
(3) Article 3 de l’arrêté précité ;
(4) Article 5 de l’arrêté précité ;
(5) Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
(6) Article 8 de l’arrêté précité ;
(7) Article 10 de l’arrêté précité ;
(8) Article 11 de l’arrêté précité.