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L’Union Générale des Ingénieurs Cadres et Techniciens (Ugict) de la CGT recrute un·e assistante de direction pour un contrat à temps plein et à durée indéterminée.

En rejoignant l’Ugict-CGT, vous contribuerez à développer la CGT et ses valeurs chez les ingés, cadres, techs et agent·es de maîtrise qui représente près de 90 000 syndiqué·e·s.

Nous recherchons un·e assistant·e de direction afin d’accompagner la responsable administrative et financière (RAF) dans ses missions et ses démarches. Interessé·e par le poste ? Vous sera amené·e à travailler au sein du service administratif composé de 4 assistantes de direction (en charge de la formation, de la vie syndicale, du revendication et du secrétariat général). Les locaux de l’Ugict-CGT se situent au 263 rue de Paris à Montreuil (93).

Activités

Organisation de l’agenda de la responsable administrative et financière (RAF) ; accueil des rendez-vous

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la RAF y compris sur ses autres missions professionnelles (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, webinaires…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du RAF (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation de la RAF

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.
• Gérer l’agenda des relations sociales (négociations, CSE) de l’entreprise
• Assurer le suivi des conditions d’exécution des contrats, être le support ponctuel à la gestion des comptes (commandes clients, factures clients, BL…) et des relations sociales
• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients, partenariats…).
• Suivre les procédures d’appels d’offres et assurer les demandes de devis.

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

 

Profil

Diplômes requis

• Formation de niveau Bac 3 ou acquis de l’expérience professionnelle équivalents : licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et RH, gestion TPE

Durée d’expérience

Une expérience professionnelle minimum d’une quinzaine d’année dans le secteur privé est requise.

Une connaissance des organisations syndicales et du paritarisme est un atout majeur.

 

Compétences requises

Compétences techniques

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Expérience en droit du travail et législation sociale serait un plus
• Connaissances en gestion administrative du personnel
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord : indispensable

Aptitudes professionnelles

• Dynamisme
• Esprit d’initiative
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations détenues en interne et vis-à-vis des tiers à l’entreprise
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l’écoute et de la communication
• Disponibilité
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Capacités à gérer les situations de crise
• Capacité à prioriser
• Capacité d’adaptation
• Travail en mode projet

 

Rémunération

CDI Temps plein – 37,5 heures / semaine.
Fixée en fonction de l’expérience, dans la moyenne haute des rémunérations proposées sur le marché.

 

Calendrier de candidature

Dernier jour pour postuler : lundi 19 août 2024.
Poste à pourvoir dès septembre 2024.

 

En rejoignant l’Ugict-CGT, vous pourrez bénéficier :

• D’un environnement de travail bienveillant : chez nous, on se projette sur le long terme et d’ailleurs l’ancienneté de nos salarié·es est élevée
• D’avantages liés au personnel d’entreprise : un CSE; des actions sociales et culturelles pour vos vacances, vos sorties culturelles ou vos achats de fin d’année ; une salle de sport sur abonnement
• D’un accès à des formations
• De potentielles formations professionnelles adaptées en fonction des évolutions de votre poste.
• D’un 13^è mois et d’une prime « vacances ».